Integracja księgowości

Wystawienie jednej faktury ręcznie zajmuje kilka minut: otwarcie zamówienia, przepisanie danych nabywcy, pozycji i stawek, sprawdzenie sumy. Przy trzydziestu zamówieniach dziennie robi się z tego zajęcie na pół etatu. Gorszy jest jednak drugi koszt, czyli literówka w numerze NIP albo zła stawka VAT, która wychodzi dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Integracja usuwa ten krok. Zamówienie w sklepie albo w systemie sprzedaży tworzy fakturę w programie księgowym z tymi samymi danymi, bo nikt ich już nie przepisuje. Przy kilku fakturach miesięcznie taki wydatek się nie zwróci i mówimy o tym od razu.

Standardowo Fakturownia, iFirma, wFirma i InFakt. Po drugiej stronie podłączamy sklep, system zamówień albo Waszą własną aplikację. Jeśli używacie programu, którego nie ma na tej liście, sprawdzamy przed wyceną, czy udostępnia interfejs programistyczny do wystawiania dokumentów. Program bez takiego interfejsu przekreśla automatyzację i wtedy odradzamy wydawanie pieniędzy na obejścia.

Ustawiamy też reguły, które w księgowości okazują się istotne: numerację dokumentów, stawki VAT dla różnych rodzajów sprzedaży, faktury do paragonu, korekty przy zwrocie. Ustalamy również, co ma się stać, gdy klient poda błędny numer NIP: czy wstrzymać dokument, czy wystawić go na osobę prywatną. Całość przygotowujemy z myślą o KSeF, czyli krajowym systemie e-faktur.

Wdrożenie zaczyna się od 1 490 zł. Na finalną kwotę wpływa liczba rodzajów dokumentów (sama faktura sprzedaży albo też korekty i zaliczkowe), liczba stawek i wyjątków w Waszym cenniku oraz to, czy sprzedaż idzie z jednego kanału czy z kilku. Sprzedaż zagraniczna z odwrotnym obciążeniem to zwykle dodatkowa praca.

Przed startem prosimy o kilka rzeczywistych faktur z ostatnich miesięcy. To najszybszy sposób, żeby zobaczyć wyjątki, o których nikt nie pamięta podczas rozmowy. Jeśli dokumenty wystawia za Was biuro rachunkowe i robi to po swojemu, zapytajcie ich najpierw, czy automat im w czymkolwiek pomoże.